Noleggio operativo o acquisto: come scegliere la stampante giusta
Una tabella di confronto e un verdetto chiaro: la formula che paga di più dipende dal volume di stampa, dalla durata pianificata e dalla gestione interna.
Opzione A
Noleggio operativo (canone + costo copia)
Canone fisso mensile (36-60 mesi) per la macchina e il servizio + costo copia per ogni pagina stampata (toner originali inclusi nel costo copia). Il canone copre macchina, manutenzione preventiva, ricambi, intervento tecnico on-site e sostituzione macchina in caso di guasto irreparabile. Nessun investimento iniziale.
Pro
- Costo prevedibile (canone fisso) e proporzionale all'uso (costo copia)
- Toner originali sempre inclusi nel costo copia: zero gestione separata
- Sostituzione macchina in caso di guasto, senza costi extra
- Canone e costo copia 100% deducibili come costi di esercizio
- Sempre tecnologia aggiornata (rinnovo a fine contratto)
- Se stampi poco un mese, paghi pochi costi copia: pagamento proporzionale all'uso
Contro
- ×Vincolo di durata (uscita anticipata con penale)
- ×Sul lungo periodo (>7 anni) può costare più dell'acquisto
- ×Costo copia richiede attenzione su volumi alti / colore intenso
Ideale per
- — PMI e studi professionali con volumi medio-alti (>500 pag/mese)
- — Aziende che vogliono evitare gestione interna di toner e tecnici
- — Realtà che non vogliono cespiti in bilancio o investimenti CapEx
- — Settori dove la stampa è critica: studi, sanità, ufficio commerciale
Opzione B
Acquisto in proprietà
Compri la macchina (anche con leasing finanziario o pagamento dilazionato), entra come cespite. Toner e manutenzione sono a carico tuo: paghi solo quando serve.
Pro
- Macchina di proprietà: nessun vincolo contrattuale
- Sul lungo periodo (>6-7 anni) il costo totale può essere inferiore
- Maggiore controllo: scegli quando cambiarla e quale toner usare
- Ammortamento del cespite spalmato su 5-6 anni in bilancio
Contro
- ×Investimento iniziale rilevante (1.500–8.000 € per multifunzione professionali)
- ×Toner originali costosi se gestiti uno alla volta (no fornitura programmata)
- ×Rischio guasto fuori garanzia: riparazioni a chiamata possono superare 600€/intervento
- ×Obsolescenza: dopo 4-5 anni driver e firmware non più aggiornati
Ideale per
- — Aziende con volumi bassi o irregolari (<300 pag/mese)
- — Studi/uffici con tecnico interno che gestisce il parco macchine
- — Realtà che pianificano di tenere la stampante 7+ anni
- — Liberi professionisti senza vincoli di rendicontazione fiscale stringenti
Confronto rapido
| Criterio | Noleggio operativo (canone + costo copia) | Acquisto in proprietà |
|---|---|---|
| Investimento iniziale | 0 € | 1.000 – 3.000 € (A4) / 3.500 – 8.000 € (A3) |
| Costo mensile tipico (multifunzione A4 colore PMI) | Canone 20–50 €/mese + costo copia (0,007–0,015 €/pag b/n, 0,07–0,15 €/pag colore) | 0 € fissi + costo toner originali (0,007–0,015 €/pag b/n, 0,07–0,15 €/pag colore) + ricambi/assistenza a consumo |
| Toner originali inclusi nel costo copia | Sì, fornitura automatizzata | No, da acquistare separatamente |
| Assistenza tecnica | Inclusa nel canone, intervento entro 24h lavorative (8h per urgenze) | A consumo (200–600 €/intervento) |
| Sostituzione macchina in caso di guasto | Inclusa nel canone | A tue spese (riparazione o nuovo acquisto) |
| Vincolo contrattuale | 36-60 mesi (penale uscita anticipata) | Nessuno |
| Trattamento fiscale | Canone e costo copia 100% deducibili come costi | Cespite con ammortamento 5-6 anni |
| TCO a 5 anni (ipotesi A4 colore PMI, 2.000 pag/mese mix 70/30) | ≈ 6.500–9.500 € (canone + costo copia) | ≈ 7.000–10.500 € (macchina + toner originali + assistenza variabile) |
| TCO a 8 anni | ≈ 11.000–15.000 € (rinnovo contratto a 5 anni) | ≈ 11.000–14.000 € (toner cumulati + interventi + eventuale nuova macchina) |
| Aggiornamento tecnologico | Automatico a fine contratto | A tuo carico |
Verdetto ILTEC
Per la maggior parte delle PMI biellesi (5–30 utenti, 500–4.000 pag/mese) il noleggio operativo all-inclusive vince per prevedibilità, gestione zero-pensieri e minor rischio operativo. L'acquisto è la scelta migliore per liberi professionisti con volumi bassi e per chi ha già un'infrastruttura IT interna che gestisce il parco macchine. In ogni caso, prima di scegliere chiedi un preventivo nominativo: i numeri reali decidono meglio dei principi generali.
Come decidere tra noleggio e acquisto
La scelta tra noleggio operativo e acquisto dipende da tre variabili principali: volume di stampa mensile, durata di utilizzo prevista e capacità di gestione interna del parco stampanti. La tabella sopra confronta i costi su 5 e 8 anni nello scenario più comune (2.000 pag/mese a colori); per scenari diversi i numeri cambiano significativamente.
Quando il noleggio “vince matematicamente”
Quando il volume mensile supera ~500 pagine e la durata prevista è 3-5 anni, il noleggio operativo è quasi sempre più conveniente del TCO equivalente in acquisto, perché il costo unitario di toner originali (specialmente colore) e il costo di interventi tecnici a chiamata superano il canone all-inclusive.
Quando l’acquisto “vince matematicamente”
Quando il volume è bassissimo (<200 pagine/mese) e prevedi di tenere la stampante 7-8 anni con un toner ogni 18-24 mesi, l’acquisto in proprietà costa meno del noleggio. Ma è uno scenario limite: poche PMI hanno volumi così bassi e una pianificazione così lunga.
Il fattore meno discusso: tempo perso
Spesso il TCO calcolato sul piano economico non considera il tempo che il personale aziendale dedica a gestire toner, ordini, chiamate al tecnico, downtime di stampa. In molti casi questo tempo “nascosto” sposta da solo l’equazione verso il noleggio.
Casi reali ILTEC
- Studio commercialisti, 8 utenti, 1.200 pag/mese b/n + occasionale colore: noleggio operativo Brother MFC-L8900CDW canone 35 €/mese + costo copia (~22 €/mese di stampe) per 6 anni → ~4.100 €. Acquisto equivalente: ~2.500 € macchina + ~1.600 € toner + ~1.000 € assistenza = ~5.100 €. Risparmio del noleggio: ~1.000 € + zero downtime + zero gestione.
- Carrozzeria, 3 utenti, 80 pag/mese: acquisto Brother HL-L2375DW a 280 € (2020), un toner ogni 18 mesi a 65 € → 5 anni totali ~ 480 €. Un noleggio operativo sullo stesso scenario non aveva senso (canone fisso superiore al costo copia generato).
Cosa portare al sopralluogo
Per consigliarti la formula giusta abbiamo bisogno di:
- Pagine stampate negli ultimi 12 mesi (anche stima)
- Numero di postazioni che useranno la stampante
- Quanto colore (volantini, brochure, planimetrie) vs solo b/n
- Durata indicativa di utilizzo prevista
- Esigenze speciali: A3, badge, scansione massiva, fax
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Domande frequenti
Posso passare dal noleggio all'acquisto a fine contratto?
In alcuni casi sì: a fine contratto Brother, Ricoh e Triumph-Adler offrono opzione di riscatto a un prezzo simbolico (50–300 €). Va valutato caso per caso e dipende dallo stato della macchina.
Cosa succede se la mia azienda chiude o si trasferisce durante il contratto?
I contratti di noleggio operativo prevedono trasferimento della macchina su nuovo indirizzo (incluso nel canone) e clausole di interruzione anticipata. In caso di chiusura azienda, la sostituzione del soggetto contraente è gestibile con un atto integrativo. Lo gestiamo direttamente noi senza costi extra.
Il noleggio è un leasing finanziario?
No. Il noleggio operativo è un servizio (canone deducibile come costo). Il leasing finanziario è un contratto di finanziamento (con riscatto finale e iscrizione cespite). Sono due trattamenti fiscali completamente diversi: il commercialista può confermarti quale conviene al tuo caso.
Cosa succede se a fine contratto voglio una macchina più potente?
Si rinnova con un nuovo contratto sulla macchina superiore. La macchina precedente viene ritirata (compresa nel canone) e quella nuova viene installata e configurata. È il momento ideale per upgrade tecnologico senza costi aggiuntivi.
Posso cambiare il volume di stampa in corso di contratto?
Sì. Tutti i nostri contratti prevedono fasce di volume e si può fare upgrade/downgrade ogni 12 mesi. Questo è importante per aziende in crescita o stagionali.