Ente pubblico con sedi in quattro province (riferimento su richiesta)
Ente con uffici distribuiti su quattro province del Piemonte orientale. Ogni sede ha i suoi volumi, i suoi orari di apertura al pubblico e le sue macchine, ma l'amministrazione è una sola e deve rendicontare la spesa in modo uniforme. Il nodo era avere un unico interlocutore capace di seguire sedi distanti fra loro senza che la distanza diventasse una scusa per i tempi di intervento, e una fatturazione leggibile che permettesse di capire quanto costa stampare in ciascuna sede.
Sfida
Ente con uffici distribuiti su quattro province del Piemonte orientale. Ogni sede ha i suoi volumi, i suoi orari di apertura al pubblico e le sue macchine, ma l'amministrazione è una sola e deve rendicontare la spesa in modo uniforme. Il nodo era avere un unico interlocutore capace di seguire sedi distanti fra loro senza che la distanza diventasse una scusa per i tempi di intervento, e una fatturazione leggibile che permettesse di capire quanto costa stampare in ciascuna sede.
Soluzione
Noleggio operativo su più macchine, una o più per sede, con canone e quota copie definiti per contratto e conguaglio periodico sulle stampe effettivamente prodotte. La lettura dei contatori è da remoto, quindi la rendicontazione non dipende da qualcuno che vada a leggere il display in ogni ufficio. Costo copia separato per bianco e nero e colore. Un solo referente ILTEC per tutte le sedi, con interventi on-site entro 24 ore lavorative e risoluzione da remoto per i problemi software.
Risultati
- Più sedi su province diverse gestite con un unico contratto e un unico referente
- Lettura contatori da remoto: la rendicontazione non richiede sopralluoghi
- Conguaglio periodico sulle stampe reali, con il dettaglio per macchina e per sede
- Bianco e nero e colore fatturati separatamente, come la contabilità analitica richiede
- Rapporto in corso, con contratti di noleggio attivi su più uffici
Quattro province sono un problema di coordinamento, non di tecnologia
Le macchine da mettere in un ufficio pubblico non sono diverse da quelle di un’azienda. Quello che cambia è tutto il resto: la rendicontazione deve reggere un controllo, la spesa va attribuita alla sede che l’ha prodotta, e chi gestisce il contratto non può permettersi di avere quattro fornitori con quattro logiche di fatturazione diverse.
Il valore di un fornitore unico qui non sta nel prezzo della singola copia. Sta nel fatto che a fine semestre esce un documento solo, con dentro il dettaglio di tutte le sedi, e che per qualunque problema c’è un numero solo da chiamare.
La lettura da remoto cambia il lavoro amministrativo
Finché i contatori si leggono a mano, la rendicontazione dipende da qualcuno che vada fisicamente davanti a ogni macchina e trascriva un numero. Su quattro province significa settimane, errori di trascrizione e numeri che arrivano quando non servono più.
Con la lettura da remoto i contatori arrivano da soli, il conguaglio si calcola sulle stampe reali e il dettaglio per macchina è disponibile senza chiedere niente a nessuno. È la parte del servizio di cui si parla meno in fase di trattativa e che pesa di più nell’uso quotidiano.
La distanza, detta onestamente
Da Biella a Vercelli sono tre quarti d’ora. Alle altre sedi si arriva in tempi analoghi. Non diciamo di essere sotto casa: diciamo che per gli interventi on-site vale lo stesso impegno che diamo in provincia, 24 ore lavorative, e che la maggior parte dei problemi si chiude da remoto prima che qualcuno debba mettersi in macchina.
Replicabilità
Vale per enti, consorzi, cooperative e gruppi con più sedi sul Piemonte orientale, dove nessun fornitore locale copre tutte le province e la scelta è fra quattro fornitori diversi o uno solo che accetta di muoversi. Per noi è la seconda cosa: il territorio fra Biella, Vercelli, Novara e il Canavese lo percorriamo comunque.