Microsoft 365 aumenta dal luglio 2026: cosa fare
Dal 1° luglio 2026 salgono i prezzi dei piani Microsoft 365 Business. Ecco come rimettere ordine nelle licenze della tua PMI senza perdere funzioni.
Scritto da Team ILTECPubblicato il 2 settembre 2026
Hai ricevuto (o riceverai) la mail di Microsoft: dal 1° luglio 2026 i piani Microsoft 365 Business costano di più. Prima di firmare il rinnovo com’è, c’è una domanda più utile dell’aumento in sé: stai pagando per quello che usi davvero? Nella maggior parte delle PMI che seguiamo la risposta è no — e il margine di risparmio compensa l’aumento, a volte con avanzo.
In breve:
- Microsoft aumenta i listini dei piani Business dal 1° luglio 2026: il momento giusto per un audit delle licenze, non per rinnovare a scatola chiusa.
- Il risparmio più grande non è cambiare fornitore: è assegnare il piano giusto a ogni profilo utente (chi usa solo la mail non ha bisogno di Office desktop).
- L’impegno annuale costa meno del mensile per utente: bloccalo per gli utenti stabili prima del rinnovo post-luglio.
- Le licenze di ex dipendenti restano attive e le paghi finché non le rimuovi: è la voce più facile da tagliare.
- Microsoft 365 non è un backup: molti raddoppiano l’antivirus e dimenticano il backup dei dati cloud.
Perché questo aumento è l’occasione per fare ordine
Gli abbonamenti software hanno un difetto: si accumulano senza che nessuno li guardi. Aggiungi un utente, poi un altro, poi qualcuno se ne va, poi attivi un add-on “per provarlo”. Dopo tre anni la fattura mensile è una stratificazione che nessuno ha più revisionato.
L’aumento dal 1° luglio 2026 costringe finalmente ad aprire quel conto. Ed è un bene, perché quasi sempre il problema non è il prezzo unitario: è quante licenze paghi e di che tipo.
Questo articolo non parla di hardware — di PC, notebook e server ci occupiamo altrove, nella pagina postazioni IT. Qui parliamo solo di ciò che nessuna nostra pagina copre ancora: le licenze e gli abbonamenti che girano su quelle macchine.
Assegna il piano giusto a ogni profilo utente
L’errore più comune è dare a tutti lo stesso piano “completo”. Ma in una PMI gli utenti non sono uguali. Ecco tre profili tipici e cosa serve davvero a ciascuno.
| Profilo | Cosa usa davvero | Piano tipico |
|---|---|---|
| Chi vive nella mail (magazzino, produzione, commerciale in giro) | Email, calendario, Teams, file da browser | Business Basic (solo web/mobile) |
| Chi lavora tutto il giorno su Word/Excel/PowerPoint | Office desktop completo + mail | Business Standard |
| Chi gestisce dati sensibili e sicurezza (titolare, amministrazione, IT) | Office desktop + sicurezza avanzata + gestione dispositivi | Business Premium |
Un esempio concreto: uno studio di 15 persone dove tutti hanno il piano con Office desktop. In realtà 5 persone (reception, praticanti part-time, un collaboratore esterno) usano solo posta e file condivisi da browser. Spostarle su un piano solo-web taglia quelle 5 licenze quasi a metà — senza togliere una sola funzione a chi la usa.
È la stessa logica che abbiamo applicato nel rifare le postazioni di uno studio commercialista biellese: partire dal lavoro reale della singola persona, non dallo standard uguale per tutti.
Impegno annuale o mensile? La differenza sul conto
Microsoft offre due modi di pagare lo stesso piano:
- Impegno annuale (pagabile a rate mensili): costa meno per utente, ma ti leghi per 12 mesi.
- Impegno mensile flessibile: puoi aggiungere e togliere utenti ogni mese, ma paghi un sovrapprezzo per la flessibilità.
La regola pratica: annuale per gli utenti stabili (il nucleo che non cambia), mensile solo per chi è temporaneo (stagionali, sostituzioni, collaboratori a progetto). Molte PMI stanno tutte sul mensile “per sicurezza” e pagano quella flessibilità anche sul dipendente che è in azienda da dieci anni.
Una cosa da fare prima del 1° luglio 2026: se il tuo rinnovo cade dopo quella data, valutare di consolidare gli utenti stabili su impegno annuale prima che scatti il nuovo listino.
Le licenze fantasma: la voce che nessuno guarda
Quando un dipendente se ne va, la sua licenza Microsoft 365 non si spegne da sola. Resta assegnata, attiva, fatturata — finché qualcuno non la rimuove o la riassegna. In un’azienda con un po’ di turnover, dopo qualche anno può esserci una manciata di licenze pagate per persone che non ci sono più.
Come intervenire, in ordine:
- Elenca gli utenti attivi nel portale di amministrazione e confrontali con l’organigramma reale.
- Per ogni ex dipendente, esporta o trasferisci la casella di posta e i file (OneDrive) prima di toccare la licenza — altrimenti perdi i dati.
- Riassegna la licenza a un nuovo utente o rimuovila dall’abbonamento.
È un lavoro di mezza giornata che spesso vale più dell’intero aumento di prezzo.
Cosa NON serve duplicare (e cosa invece manca)
Qui le PMI sbagliano in entrambe le direzioni.
Quello che spesso duplicano inutilmente: il piano Business Premium include già Microsoft Defender for Business (antivirus/EDR gestito) e strumenti di protezione avanzati. Se hai Premium e paghi anche un antivirus di terze parti su ogni postazione, verifica se non stai pagando due volte la stessa protezione.
Quello che invece quasi tutti dimenticano: Microsoft 365 non è un backup. Il cestino e la cronologia versioni non sono un backup nel senso in cui lo intende chi ha subìto un ransomware o una cancellazione massiva. I dati sono tuoi, ma la responsabilità del backup dei dati cloud resta tua. Se un attacco cripta o cancella i file su OneDrive/SharePoint, un backup di terze parti è ciò che ti salva. Ne parliamo nel kit minimo di cybersecurity per PMI.
Morale: prima di rinnovare, fai due conti opposti — cosa stai pagando due volte, e cosa non stai proteggendo affatto.
E se aggiungo Copilot?
Copilot, l’assistente AI di Microsoft 365, è un add-on a pagamento per utente, che si somma al costo del piano base. Su un’azienda di 20 persone, attivarlo a tappeto è una voce di spesa consistente.
La domanda giusta non è “serve l’AI?” ma “chi produce abbastanza documenti, mail, presentazioni e analisi da giustificarlo?”. Tipicamente è una minoranza: chi scrive molto, chi prepara report, chi vive dentro Excel. Attivarlo solo per loro — e valutare dopo qualche mese se allargarlo — è più sensato che pagarlo per il magazziniere che apre la posta due volte al giorno.
Il passo successivo
Rimettere ordine nelle licenze è un audit di mezza giornata: elenco utenti reali, mappa dei profili, taglio delle licenze fantasma, scelta annuale/mensile, controllo di doppioni e buchi. Poi il rinnovo lo firmi sapendo cosa paghi.
Se vuoi una mano a fare quell’audit, i nostri tecnici lo fanno da remoto insieme a te: vedi la pagina supporto remoto o scrivici dai contatti. Siamo assistenza diretta, senza call center, con un referente unico per stampa, IT e cassa. L’obiettivo è che dopo il 1° luglio 2026 tu paghi meno di prima, non di più.
Domande frequenti
- Di quanto aumentano i prezzi di Microsoft 365 dal 1° luglio 2026?
- Microsoft ha annunciato un adeguamento dei listini sui piani Business a partire dal 1° luglio 2026. L'entità varia per piano e mercato: verifica il tuo rinnovo sul portale di amministrazione o chiedi al tuo rivenditore la cifra esatta prima della data di scadenza.
- Conviene passare da fatturazione mensile ad annuale?
- Quasi sempre sì. L'impegno annuale costa meno per utente rispetto al mensile flessibile. La regola: impegno annuale per gli utenti stabili, mensile solo per stagionali o collaboratori a tempo. Blocca l'annuale prima del rinnovo che cade dopo il 1° luglio 2026.
- Devo pagare un antivirus e un backup a parte se ho Microsoft 365?
- Dipende dal piano. Business Premium include Defender for Business e strumenti di protezione avanzati. Ma Microsoft 365 non fa backup dei tuoi dati secondo la logica classica: la cronologia e il cestino non sostituiscono un backup di terze parti. Molte PMI duplicano l'antivirus e dimenticano il backup: è il rovescio dell'errore giusto.
- Cosa succede alle licenze degli ex dipendenti?
- Restano attive e continui a pagarle finché non le rimuovi o le riassegni. Sono le cosiddette licenze fantasma: la voce di spesa più facile da tagliare. Prima di disattivare, esporta o trasferisci la casella e i file dell'utente.
- Quanto pesa aggiungere Copilot al conto?
- Copilot è un componente aggiuntivo a pagamento per utente, in aggiunta al piano base. Su 20 utenti diventa una voce importante: ha senso attivarlo solo per chi lo usa davvero (chi produce molti documenti, presentazioni, analisi), non a tappeto su tutta l'azienda.